Mesleki ve Kişisel Verileri Ayırma

Kişisel akıllı telefonunuzu, tabletinizi ve dizüstü PC’nizi ofiste de kullanmaya ne dersiniz? Android, iOS ve Windows altında bunu temiz bir şekilde nasıl yapabileceğinizi gösteriyoruz.

Bring your own Device” (BYOD), yani “kendi cihazını getir” IT stratejisi olarak çoğu firmada uygulanıyor: Çalışanlar ken­di kişisel cihazlarını işyerine yanlarında getiriyorlar ve iş amaçlı olarak kullanabiliyorlar. Zira “take two (iki tane al)” stratejisi pratikte kötü bir alternatif olarak kabul görüyor. Firmalar burada çalışanlarını kendi akıllı telefon, tablet ve dizüstü PC’leri ile donatıyorlar. Ancak çalışanlar bu durumda iki adet cep telefonu, iki adet dizüstü ve çok sayıda şarj cihazı ve aksesuar ile dolaşmak zorunda kalıyorlar.

Bunun avantajı ise mesleki ve kişisel verilerin birbirinden ta­mamen ayrılmış olması. BYOD stratejisinin ise problemi tam da bu noktada: Android, iOS ve Windows ilk aşamada bu tip bir ikili kullanım konusunda uzmanlaşmış değil. Dikkatli davranmayan­lar kolayca verilerini birbirine karıştırabilir. En kötü durumda da çalışanlar şirketten ayrıldıklarında tüm şirket bilgilerini beraber­lerinde götürebilirler.

Özel mobil aygıt yönetimi

BYOD stratejisine sahip firmalar bu yüzden veri koruması ve hukuksal sorumluluk noktasında açık çalışma koşullarına ve ilkelere sahip olmak zorunda, bunun da yolu bir Mobile Device Manage­ment (mobil aygıt yönetimi). Her firma böyle bir çözüme yatırım yapabilecek durumda değil, ancak yine de kişisel akıllı telefonların, tabletlerin, dizüstü PC’lerin kullanımına izin veriyor, hatta bunu talep ediyorlar. Bu durumda işletim sistemlerinin temel fonksiyonlarını kullanarak kendi kendinize kişisel ve mesleki veri­lerinizi birbirinden ayırmalısınız. Bu yazıda Android ve iOS ile bunu en iyi şekilde nasıl yapabileceğinizi açıklıyoruz.

ANDROID: Büyük aşama

4.2 sürümünden itibaren tabletler çoklu hesabı destekliyorlar. Diğer Android cihazlarsa en azından posta hesaplarını ayırabilirler.

1 Ç0K KULLANICILI SİSTEM KURULUMU

Android 4.2 veya daha üstü bir tablete sahip olanlar şanslılar, zira bu sistemlerde çok kul­lanıcılı hesapların kullanımı mümkün. Google’ın buradaki dü­şüncesi aslında daha ziyade aile tabletleri, ancak bu fonksiyon ofis ve kişisel yaşam verilerinin birbirinden ayrılması için de kul­lanılabilir. Bunun için “Ayarlar” altında »Kullanıcı«ya tıklayın. Burada cihazın sahibini göreceksiniz, yani tablet üzerinde ilk oluşturulan hesabı. Sağ üstte küçük bir »Kullanıcı ekle«me düğ­mesi göreceksiniz. Uyarıyı onaylayın ve kullanıcıyı şimdi ekleyin. Bundan sonra başlangıç ekranına geri atılacaksınız ve bir si­hirbaz işlemin konfigürasyonunda size yardımcı olacaktır. Bura­da mesela bulunduğunuz konumun WLAN ile veya uygulamala­rın bulunduğunuz konumun bilgisine erişmesini engelleyebilir­siniz. Adınızı girdikten sonra ikinci bir Google hesabıyla sisteme giriş yapmalı veya yeni bir hesap oluşturmalısınız. Bu yöntemin avantajı posta kişilerini, kişileri, takvim ve dokümanları otoma­tik olarak ayırması. Sistem yöneticisi firmada Exchange hesabı­nızı sildiğinde, iOS’tan farklı olarak kişisel verileriniz kaybolmu­yor, sistemde kalıyor. Çok kullanıcılı fonksiyonla yaptığımız test­lerde bazı kısıtlamalar da gördük. Mesela tüm uygulamalar ikin­ci kullanıcı hesabını desteklemiyor.

2 EXCHANGE HESABI EKLEMEK

Çoğu kullanıcı bir Android 4.2 tabletine sahip değil, ancak cihazında postalar, kişiler ve takvim bilgileri için ikinci bir hesaba sahip olmak isterler. Bu Android altında kolayca kurulabilir, ister firmada Microsoft Exchange standart olarak kullanılsın, ister Google Mail veya POP3 veya IMAP sunucusu üzerinden klasik posta sorgulaması yapılsın. Android 4.0’dan itibaren yeni posta hesabını »Ayarlar« ve »Hesap ekle« ile ekleyebilirsiniz, daha eski Android sü­rümlerinde »Ayarlar« ve »Hesaplar ve senkronizasyon« gir­mek gerekiyor. Bir Exchange hesabı için posta adresi ve şifrenin yanında Exchange sunucusunun adını girmelisiniz. Exchange hesabı etkinleştirilirken bir çırpıda postalar, kişiler ve takvim­ler karşınıza çıkar, bunların her birinin senkronizasyonunu kurulum sırasında iptal edebilirsiniz. Aynı konfora ikinci bir Go­ogle hesabını etkinleştirirken de sahip oluyorsunuz.

3 İKİNCİ POSTA HESABI OLUŞTURMAK

Exchange veya Google kul­lananlar, yeni posta hesabını öncelikle 2. adımda anlatıldığı gibi kurmalılar. Bilindik bir servis sağlayıcı üzerindeyseniz, posta adresi ve şifresini girdikten sonra başka bir şey yapmanı­za gerek kalmıyor, zira ayarlar kendiliğinden yapılıyor. Bunun dışında postaları, takvimi ve kişileri birkaç adımda kurabilirsi­niz. Burada her hâlükârda uygun hesap türünü (POP veya IMAP) seçmelisiniz. SSL şifrelemesi gibi özel ince ayarları iste­diğiniz zaman elle kurulum ile kendiniz de yapabilirsiniz.

APPLE iOS: Zahmetli ayrım

Apple’ın mobil cihazları çok sayıda kullanıcıyı sadece e-posta seviyesinde destekliyorlar. Verileri ayırmak için uygulamalardan faydalanmanız gerekiyor.

1 EXCHANGE HESABI EKLEME

Apple gerçi iOS’ta çoklu kullanıcı des­teği vermiyor, ancak kullanıcıların çok sayıda posta hesabına, takvime ve kişi listelerine sahip olmak istedikleri, artık Cupertino’lu firma tarafından da kabul edilen bir gerçek. Bunlar­dan bazılarını gerçekleştirmek çok kolay. »Ayarlar«a sonra da »Ma­il, Kişiler, Takvim«e dokunun. »Hesap Ekle« ile Exchange hesapla­rına bağlanabilirsiniz, alternatif olarak iCloud, Google Mail, Yahoo, AOL ve Hotmail de kullanılabilir. Exchange’de birkaç giriş yeterli, e-posta adresini, şifreyi ve Exchange sunucusunun adını girmelisi­niz. Hesap oluşturulduysa bir kaydırma çubuğuyla postaların ya­nında kişilerin ve takvimin de senkronize edilip edilmeyeceğini belirleyebilirsiniz. Diğer detay ayarlarını »Hesap« ile belirleyebilir­siniz, mesela sonradan SSL’i açmak için.

2 İKİNCİ POSTA HESABI OLUŞTURMA

Postalar, kişiler ve takvim için ne Exchange, ne de başka bir hazır hesap kullananlar, İOS altın­da başka hesaplar da oluşturabilirler. Bu tıpkı 1. adımdaki gibi ger­çekleşiyor, burada »Hesap Ekle«de »Diğer«i seçin. »Mail Hesabı Ekle« ile POP3 veya IMAP sunucusunu kurun. İsim, posta adresi ve şifreyi girdikten sonra »Sonraki«ne basın ve üst kenardaki kaydır­ma çubuğunu kullanılan sunucu türüne göre IMAP veya POP’a ge­tirin. Bunun altında ise gelen ve giden posta sunucusu verilerini, kullanıcı adı ve şifreyle birlikte girin.

3 KİŞİ VE TAKVİM EKLEME

İşle ilgili kişi bilgilerini ve randevuları içeren takvimi diğer hesaplardan bağımsız olarak iOS’a ekle­yebilirsiniz. Bunun için 2. adımdaki gibi »Diğer«e kadar olan iş­lemleri uygulayın. »Kişiler« altında LDAP veya CardDAVAccounts arasında seçim yapabilirsiniz; şirketinizdeki sistem yöneticisine veya kişi yönetimi sağlayıcısına, hangi standardın kullanıldığını sorun. Sunucu adının yanında kullanıcı adı ve şifre de gerekli. Şirket randevuları için »Takvim« altında yeni bir hesap oluştu­run. Apple, CalDAV hesapları sunuyor, alternatif olarak internet­te paylaşıma açılmış takvimlere de abone olabilirsiniz. CalDAV’da yine sunucu adı, kullanıcı adı ve şifreye ihtiyacınız olacak, tak­vim aboneliklerinde ise sunucu adresi yeterli oluyor.

4 DOKÜMANLARI AYIRMAK

iOS’ta ne bir serbest erişilebilir dosya sistemi, ne de işle ilgili ve kişisel dokümanları birbirinden ayırmak için entegre bir özellik bulunmuyor. Bu soruna çözüm olarak performanslı bir uygulama olan GoodReader’ı (4,49 Euro) yükleyebilir, bu uygulama ile doküman sunucularına bağlanabi­lirsiniz. »Connect to Servers« altında »Add« ile şirket ve kişisel dokümanlarınız için erişimler tanımlayın. GoodReader, Google Drive, Dropbox ve Box gibi Cloud (bulut) depolama sunucularını destekliyor, ancak aynı zamanda firmaların sıkça kullandığı Web DAV veya FTP sunucularına da bağlanabiliyor.

WINDOWS: Tam esneklik

Microsoft’un işletim sistemi, korumalı kayıt alanlarıyla birlikte gelişmiş bir çoklu kullanıcı ortamına sahip.

1 İKİNCİ KULLANICI HESABİ EKLEME

İster Windows yüklü dizüstü PC’de, ister tablette olsun: Mesleki ve kişisel verileri ayırmak için hızlı bir şekilde uygulanabilecek en etkili yöntem kullanıcı hesapları. Sistemin kurulumu sırasında en azından bir kullanıcı hesabı zaten oluşturuluyor. İkinci bir hesabı da Windows 7’de De­netim Masası’nda »Kullanıcı hesapları ekle veya kaldır« ile ekleye­bilirsiniz. »Yeni hesap oluştur«a tıkladığınızda kısıtlı hakları olan standart bir kullanıcı mı, yoksa sistem yöneticisi hesabı mı kur­mak istediğinizi seçebilirsiniz. Bundan sonra sadece bir kullanıcı adı ve şifresi girmeniz gerekiyor, hepsi bu kadar. Windows 8’de ise [Windows]+[C] tuş kombinasyonu ile kenar çubuğunu açın ve »Ayarlar«a tıklayın. »PC ayarlarını değiştir«de »Kullanıcılar« kay­dını göreceksiniz. Pencerenin sağındaki »Kullanıcı ekle«ye tıkla­yın. Dikkat: Microsoft hesabı olmadan sisteme girmek isteyenler, bir sonraki adımda »Yerel hesap« seçmeliler. Bundan sonra ise Windows 7’deki gibi gerekli bilgileri girmeniz gerekiyor.

2 SANALLAŞTIRMA KULLANIMI

Verileri ayırmanın ikinci bir yolu ise sanallaştırma: Windows un altında ikinci bir Windows’u normal bir program gibi çalıştırabilirsiniz. Bunun için çok sayıda çözüm var, para harcamak istemeyenler ücretsiz VirtualBox ya­zılımında aradıklarını bulabilirler. Yazılımı kurun ve ilk açılışın­dan sonra »New«e tıklayın. Bir sihirbaz işletim sisteminin kurulumunda size yardımcı olacaktır. İlk başta bir isim vermeniz ge­rekiyor, mesela „Windows 7 ofis” VirtualBox sanal makine için ayarları düzgün bir şekilde yapacaktır. Gerekirse »Type« (işletim sistemi) ve »Version«da ilgili değişiklikleri yapın. »Next«e tıkla­dıktan sonra kullanılacak anabelleği ve sabit disk boyutunu be­lirleyebilirsiniz. Kayıt için »Dynamically allocated« iyi bir seçim olacaktır: VirtualBox bu durumda sanal bir sabit disk oluştura­cak ve boyutunu sanal makinenin yer ihtiyacına göre kendiliğin­den ayarlayacaktır. Son olarak »Create«e tıklayın. Daha sonra VirtualBox’ta yeni oluşturduğunuz sanal makineyi seçin ve »Start«a basın. Bir kurulum DVD’si veya USB bellek ile alışık ol­duğunuz gibi ikinci Windows u sanal makinenize kurabilirsiniz.

3 WIND0WS TO GO KURULUMU

Windows 8 altında kişisel bir PC’de veya dizüstünde asıl sistemden ayrı bir çalışma alanı oluştur­manın bir başka pratik yöntemi var: “Windows To Go”, USB bellek üzerinden çalışan bir Windows 8 ortamı. Bunun için en az 32 GB kapasitesi olan bir USB bellek gerekiyor. Microsoft bunun için gerekli Windows fonksiyonlarını sadece Windows 8 Enterprise sürümünde sunuyor. Burada Denetim Masası üzerinden “Windows To Go” kurulumu için sihirbazı başlatabilirsiniz.